在世界各國的會計記錄中,通常采用的數字是阿拉伯數字。阿拉伯數字書寫規范是指要符合手寫體的規范要求。
(一)數字書寫要求
1 .每個數字要大小勻稱,筆畫流暢,每個數字獨立有形,不能連筆書寫,要讓使用者一目了然。
2 .每個數字要緊貼底線書寫,但上端不可頂格,其高度約占全格的 1/2~2/3 的位置,要為更正錯誤數字留有余地。除 6 、 7 、 9 外,其他數字高低要一致。書寫數字“ 6 ” 時,上端比其他數字高出 1/4 ,書寫數字“ 7 ” 和“ 9 ” 時,下端比其他數字伸出 1/4 。
3 .書寫每個數字排列有序,并且數字要有一定傾斜度。各數字的傾斜度要一致,一般要求上端一律向右順斜 45 度到 60 度。
4 .書寫數字時,各數字從左至右,筆畫順序是自上而下,先左后右,并且每個數字大小一致,數字排列的空隙應保持一定且同等距離,每個字上下左右要對齊,在印有數位線的憑證、賬簿、報表上,每一格只能寫一個數字,不得幾個字擠在一個格里,更不能在數字中間留有空格。
5 .會計數字的書寫必須采用規范的手寫體書寫,這樣才能使會計數字規范、清晰、符合會計工作的要求。
6 .會計工作人員要保持個人的獨特字體和書寫特色,以防止別人模仿或涂改。會計數字書寫時,除“ 4 ” 和“ 5 ” 以外的數字,必須一筆寫成,不能人為地增加數字的筆畫。
7 .不要把“ 0 ” 和“ 6 ” 、“ 1 ” 和“ 7 ” 、“ 3 ” 和“ 8 ” 、“ 7 ” 和“ 9 ” 書寫混淆。在寫阿拉伯數字的整數部分,可以從小數點向左按照“三位一節”用分位點“,”分開或加 1/4 空分開。如 8‚541‚630 或 8 541 630 。
8 .阿拉伯數字表示的金額為小寫金額,書寫時,應采用人民幣符號“¥”。“¥”是漢語拼音文字之( yuan )第一個字母縮寫變形,它既代表了人民幣的幣制,又表示人民幣“元”的單位。所以,小寫金額前填寫人民幣符號“¥”以后,數字后面可不寫“元”字。
需要注意的是:“¥”與數字之間不能留有空格。書寫人民幣符號時,要注意“¥”與阿拉伯數字的明顯區別,不可混淆。在填寫會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表時,數字必須要按數位填入,金額要采用“ 0 ”占位到“分”為止不能采用劃線等方法代替。
(二)數字書寫錯誤的訂正方法
書寫數字發生錯誤時,要嚴禁采用刮、擦、涂改或采用藥水消除字跡方法改錯,應采用正確的更正方法進行更正。更正的方法叫劃線更正法,即將錯誤的數字全部用單紅線注銷掉,并在錯誤的數字上蓋章,而后在原數字上方對齊原位填寫出正確的數字。
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