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會計核算是會計的基本職能之一，是會計工作的重要環節。會計核算的基本內涵是以貨幣為主要計量單位，運用專門的會計方法，對生產經營活動或預算執行過程及其結果進行連續、系統、全面地記錄、計算、分析，定期編制財務會計報告和其他一系列內部管理所需的會計資料，為經營決策和宏觀經濟管理提供依據的一項會計活動。本書主要根據《會計法》、《會計基礎工作規范》等會計法律制度介紹會計核算的法律規定。
一、依法建賬的基本要求
會計賬簿是記錄會計核算過程和結果的載體。設置會計賬簿，是會計工作得以開展的基礎環節。設置并有效利用會計賬簿，才能進行會計資料的收集、整理、加工、存儲和提供，才能連續、系統、全面、綜合地反映單位的財務狀況和經營成果，才能通過會計賬簿所反映的信息來揭示經濟活動中存在的問題、尋找改善經濟管理的對策。因此，各單位都必須設置會計賬簿，這既是國家法律的強制性規定，也是各單位加強經濟管理的客觀要求。
會計賬簿的內容、處理程序等必須真實、完整。不真實、不完整的會計賬簿，不僅不能如實記錄經濟業務事項的發展情況和提供有用的會計資料，反而會誤導會計資料的使用者，使其作出不正確的判斷，危害單位經營管理的改善和社會經濟秩序。因此，各單位在設置會計賬簿的同時，必須保證會計賬簿的真實和完整。
《會計法》第三條規定：“各單位必須依法設置會計賬簿，并保證其真實、完整。”根據這一規定，國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織都必須依法設置會計賬簿，并保證其真實完整。各單位發生的各項經濟業務事項應當在依法設置的會計賬簿上統一登記、核算，不得違反規定私設會計賬簿登記、核算。設置會計賬簿的種類和具體要求，應當符合《會計法》和國家統一的會計制度的規定。會計賬簿的種類包括總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。現金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿。
二、會計核算的基本要求
（一）對會計核算依據的基本要求
《會計法》第九條規定：“各單位必須根據實際發生的經濟業務事項進行會計核算，填制會計憑證，登記會計賬簿，編制財務會計報告。任何單位不得以虛假的經濟業務事項或者資料進行會計核算。”會計核算必須以實際發生的經濟業務事項為依據。這是會計核算的重要前提，是填制會計憑證、登記會計賬簿、編制財務會計報告的基礎，是保證會計信息質量的關鍵。
實際發生的經濟業務事項是指各單位在生產經營或預算執行過程中發生的包括引起或未引起資金增減變化的經濟活動。但并非所有實際發生的經濟業務事項都需要進行會計記錄和會計核算。例如，簽訂合同或協議的經濟業務事項，在簽訂合同或協議的時候，無需進行會計核算；只有當合同或協議實際履行并引起資金運動時，才需對履行合同或協議這一經濟業務事項如實記錄和反映，進行會計核算。
任何單位不得以虛假的經濟業務事項或資料進行會計核算。如果以不真實或虛假的經濟業務事項為依據進行會計核算，會導致所生成的會計資料與實際發生的經濟業務事項不相符合，造成會計資料的失實和失真，從而影響會計資料的有效使用和擾亂社會經濟秩序。
（二）對會計資料的基本要求
會計資料是在會計核算過程中形成的、記錄和反映實際發生的經濟業務事項的資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。會計資料是記錄會計核算過程和結果的重要載體，是反映單位財務狀況和經濟成果、評價經營業績、選擇合作對象、進行投資決策的重要依據。《會計法》第十三條第一款規定：“會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，必須符合國家統一的會計制度的規定。”
會計資料的真實性和完整性，是會計資料最基本的質量要求，是會計工作的生命。各單位必須保證所提供的會計資料真實和完整。會計資料的真實性，主要是指會計資料所反映的內容和結果，應當同單位實際發生的經濟業務事項的內容及其結果相一致。會計資料的完整性，主要是指構成會計資料的各項要素都必須齊全，以使會計資料如實、全面地記錄和反映經濟業務事項的發生情況，便于會計資料使用者全面、準確地了解經濟活動情況。
與會計資料的真實性和完整性相對的是會計資料的不真實和不完整。造成會計資料不真實、不完整的原因是多方面的，生成和提供虛假會計資料即是其中的重要原因之一。《會計法》第十三條第三款明確規定：“任何單位和個人都不得偽造、變造會計憑證、會計賬簿及其他會計資料，不得提供虛假的財務會計報告。”所謂偽造會計資料，包括偽造會計憑證、會計賬簿及其他會計資料，是指以虛假的經濟業務事項為前提編造不真實的會計憑證、會計賬簿和其他會計資料，即無中生有。這種會計資料所記錄和反映的經濟業務事項的內容與實際發生的經濟業務事項嚴重相違背，是一種虛假的會計資料。所謂變造會計資料，包括變造會計憑證、會計賬簿及其他會計資料，是指用涂改、挖補等手段來改變會計憑證、會計賬簿等的真實內容、歪曲事實真相的行為，即篡改事實。所謂提供虛假財務會計報告，是指通過編造虛假的會計憑證、會計賬簿及其他會計資料或直接篡改財務會計報告上的數據，使財務會計報告不真實、不完整地反映真實財務狀況和經營成果，借以誤導、欺騙會計資料使用者的行為，即以假亂真。偽造、變造會計資料和提供虛假財務會計報告，既包括單位及其工作人員為單位內部的非法目的而實施的偽造、變造會計資料和提供虛假財務會計報告的行為，也包括為他人偽造、變造會計資料和提供虛假財務會計報告提供方便的行為。例如，某單位物資采購人員到供貨商處購買商品，示意供貨商的開票人員篡改發票金額，并到單位會計機構報銷。此事件中，發票的開具方和索取方，即物資采購人員和供貨商的開票人員，都是違反《會計法》規定的責任主體，都應當依法承擔相應的法律責任。
《會計法》第十三條第二款還規定：使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，也必須符合國家統一的會計制度的規定。
三、會計核算的內容
會計核算的內容包括單位在生產經營和業務活動中所發生的一切可以用貨幣計量反映的經濟業務事項。經濟業務事項包括經濟業務和經濟事項兩類。經濟業務又稱經濟交易，是指單位與其他單位和個人之間發生的各種經濟利益交換，如原材料的購進、產品的銷售；經濟事項是指在單位內部發生的具有經濟影響的各類事件，如固定資產的折舊。根據《會計法》第十條規定，下列經濟業務事項必須辦理會計手續，進行會計核算：
（一）款項和有價證券的收付
款項是指作為支付手段的貨幣資金，主要包括現金、銀行存款以及其他視同現金和銀行存款使用的銀行匯票存款、銀行本票存款、在途貨幣資金、信用證存款、保函押金和各種備用金等。有價證券是指表示一定財產擁有權或支配權的證券，如國庫券、股票、企業債券和其他債券等。由于款項和有價證券具有很強的流動性，加強對其的管理和控制顯得十分重要。各單位必須按照國家統一的會計制度的規定，及時、如實地核算款項和有價證券，保證貨幣資金的流通性和安全性，提高貨幣資金的使用效率。
（二）財物的收發、增減和使用
財物是指單位擁有或控制的，能以貨幣計量的具有實物形態的經濟資源，一般包括原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、在產品、產成品、外購商品、自制半成品等流動資產和房屋、建筑物、機器、設備、設施、運輸工具等固定資產。這些財產物資大都是單位重要的生產設備、生產資料等，往往價值較大，在單位的資產總額中占有很大比重。對財物的收發、增減和使用情況進行會計記錄和核算，可以有效發揮會計在控制和降低生產成本、保證財物安全完整、防止資產流失等方面的作用。因此，各單位必須加強對財產物資的管理，嚴格按照國家統一的會計制度的規定進行核算。
（三）債權債務的發生和結算
債是按照合同的約定或者依照法律的規定，在當事人之間產生的特定的權利和義務關系。享有權利的是債權人，負有義務的是債務人。從會計意義上講，債權是單位收取款項的權利，主要包括應收賬款、應收票據、其他應收款和預付款項等；債務是指單位承擔的、能以貨幣計量的、需要將來以資產或勞務償付的義務，主要包括應付賬款、應付票據、預收賬款、應付職工薪酬、應交稅費、其他應付款、短期借款、長期借款、應付債券、長期應付款等。債權和債務是單位日常生產經營和業務活動中大量發生的經濟業務事項，其發生和結算涉及到單位與其他單位以及與其他有關方面的經濟利益，關系到單位自身的資金周轉，影響著單位的生產經營活動和業務活動。因此，各單位必須加強對債權債務的核算，及時、真實、完整地反映單位的債權債務，防范非法行為在債權債務環節的發生。
（四）資本、基金的增減
資本是投資者為開展生產經營活動而投入的本錢。會計上的資本，專指所有者權益中的投入資本。基金是各單位按照法律、法規規定而設置或籌集的具有某些特定用途的專項資金，如企業發展基金、職工獎勵及福利基金、儲備基金等。資本、基金的利益關系人比較明確，用途也基本定向，而且其會計核算的政策性較強，一般都應以具有法律效力的合同、協議、董事會決議或政府部門的有關文件等為依據。因此，各單位必須按照國家統一的會計制度的規定和具有法律效力的文書進行核算。
（五）收入、支出、費用、成本的計算
收入是指企業在銷售商品、提供勞務及讓渡資產使用權等日常活動中所形成的經濟利益的總流入。這種經濟利益的總流入表現為資產的增加或負債的減少。支出是指事業單位和社會團體在開展業務活動和其他活動、履行特定職能時所發生的各項資金耗費及損失等，以及企業在正常的生產經營活動以外發生的支出和損失。費用是指企業為銷售商品、提供勞務等日常活動所產生的經濟利益的流出。費用按照其經濟用途，可以分為生產成本和期間費用兩大類。生產成本，又稱產品生產成本，是指計入產品成本的費用，由直接材料、直接人工和制造費用組成。期間費用是指本期發生的不計入產品成本、直接計入當期損益的費用，主要包括管理費用、銷售費用和財務費用。成本，即生產成本，是指企業為生產某種產品而發生的費用，它與一定種類和數量的產品相聯系，是對象化了的費用。收入、支出、費用和成本是計算和判斷單位經營成果及其盈虧狀況的主要依據。各單位應當按照國家統一的會計制度的規定，正確核算收入、支出、費用和成本。
（六）財務成果的計算和處理
財務成果是指企業在一定時期內通過從事經營活動而取得的成果在財務上的表現，具體表現為盈利或虧損。財務成果的計算和處理一般包括利潤的計算、所得稅的計算和交納、利潤分配或虧損彌補等。由于財務成果的計算和處理涉及到投資者、債權人、社會公眾、國家等各方面的利益，各單位必須按照國家統一的會計制度和其他經濟法規制度的規定，正確計算處理財務成果。
（七）其他事項
其他事項，是指除上述六項經濟業務事項之外，按照國家統一的會計制度規定應辦理會計手續和進行會計核算的其他經濟業務事項。雖然前六項規定基本涵蓋了會計核算的主要內容，但現實經濟生活復雜多樣，出現了一些新的會計業務，如企業的終止清算、破產清算等，對此都應及時辦理會計手續，進行會計核算，以保證新出現的經濟業務事項能依法及時得以核算和反映。
四、會計年度的基本規定
對一個單位的會計核算是建立在持續經營的假設基礎上的，也就是假定單位的生產經營活動將無限期地延續下去，在可以預見的未來，單位不會因進行清算、解散、倒閉而不復存在。在持續經營的情況下，要計算單位的利潤實現情況，反映其生產經營成果，從理論上來說只有等到單位所有的生產經營活動最終結束時，才能通過收入和費用的歸集與比較，進行準確的計算。因此，會計上就將連續不斷的經營活動人為地劃分為若干相等的時段，分段進行結算，分段編制財務會計報告，分段反映單位的財務狀況和經營成果。這種將連續不斷的經營活動人為地劃分成的若干相等時段，在會計上就稱為會計期間。劃分會計期間是會計核算的重要假設之一。
以一年為一個會計期間稱為會計年度。我國會計年度采用公歷制。《會計法》第十一條規定：“會計年度自公歷1月1日起至12月31日止。”每個會計年度還可以按照公歷日期劃分為半年度、季度、月份，以滿足單位經營管理和投資者的需要。我國的會計年度采用公歷制，是為了與我國的財政、計劃、統計、稅務等年度保持一致，便于國家進行宏觀經濟管理和調控。
會計期間的劃分對會計核算有著重要的影響和作用。由于有了會計期間，才產生了本期和非本期的區別；由于有了本期和非本期的區別，才產生了權責發生制和收付實現制，才使不同類型的單位有了記賬的基準。會計期間的劃分和會計年度的確定，使單位連續不斷的經營活動分為若干個較短的會計期間，有利于單位及時結算賬目，編制會計報表；有利于及時向有關方面提供反映財務狀況和經營成果的會計信息，及時滿足單位內部加強經營管理及其他有關方面進行決策的需要。
五、記賬本位幣的基本要求
記賬本位幣是指單位進行會計核算業務時所使用的貨幣。各單位日常的生產經營、業務收支等活動大多表現為實物運動，如機器設備的采購、存貨的進出等。由于這些實物的計量單位千差萬別，有重量、長度、容積、臺、件等，無法在量上進行比較，對會計核算造成了困難。為全面反映單位的生產經營、業務收支等經濟活動情況，會計核算客觀上需要有一種統一的計量單位作為各種實物的計量尺度。在商品經濟條件下，貨幣作為商品的一般等價物，是衡量一般商品價值的共同尺度，具有價值尺度、流通手段、貯藏手段和支付手段等功能。因此，會計核算選擇貨幣作為計量單位，使會計核算的對象由實物運動表現為貨幣運動，以貨幣形式來反映單位的生產經營和業務活動的全過程，能夠全面地反映單位的財務狀況、經營成果和經費收支情況。以貨幣作為計量單位也是會計核算的重要假設之一。
《會計法》第十二條第一款規定：“會計核算以人民幣為記賬本位幣。”這是各單位進行貨幣計量所應遵循的前提。人民幣是我國的法定貨幣，在我國境內具有廣泛的流通性。因此，《會計法》以法律形式明確規定各單位的會計核算以人民幣為記賬本位幣，單位的一切經濟業務事項一律通過人民幣進行核算和反映。
《會計法》第十二條第二款規定：“業務收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，可以選定其中一種貨幣作為記賬本位幣，但是編報的財務會計報告應當折算為人民幣。”這是對記賬本位幣作出的適應性規定。隨著我國對外開放的進一步擴大，外商投資企業和對外貿易得到了迅速的發展，這就涉及到了兩種或兩種以上貨幣的業務往來，在某些特定單位的日常經營活動中，其他貨幣甚至已代替人民幣占據了收支的主導地位。為了便于這些單位對外開展業務，適應業務特點的要求并簡化會計核算手續，《會計法》允許業務收支以人民幣以外的貨幣為主的單位選定其中一種貨幣作為記賬本位幣。但這些單位在向境內有關部門編報財務會計報告時，應當按照一定的外匯匯率折算為人民幣反映，以便于財務會計報告使用者閱讀和理解，也便于稅務、工商等部門通過財務會計報告計算應繳稅款和進行工商年檢。
六、會計記錄文字的基本要求
會計記錄所使用的文字，是正確進行會計核算和表述各種會計資料的重要媒介，對會計人員準確記錄會計資料、會計資料使用者細致了解會計資料所表述的經濟內涵等，起著重要的輔助作用。會計資料作為一種商業語言和信息資源，必須規范統一，而對會計資料起輔助說明作用的會計記錄文字也必須通行，為廣大會計資料使用者所熟悉。按照《會計法》的規定，在我國境內的所有單位，包括國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織的會計記錄文字都應當使用中文。
然而，我國是個多民族的國家，民族自治地方有使用自己的語言文字的自由；加之改革開放的深入，大量外國經濟組織在我國投資建廠、開辦企業。為方便使用不同文字的人員使用會計資料，《會計法》規定，在民族自治地方，單位的會計記錄在使用中文的前提下，可以同時使用當地通用的一種民族文字；在我國境內的外國經濟組織，在使用中文的前提下，可以同時使用一種外國文字。這一規定，實際上是允許并用中文和其他文字作為會計記錄文字，使用中文是強制性的，使用其他文字是備選的。
七、填制和審核會計憑證的基本要求
會計憑證是記錄經濟業務事項的發生和完成情況，明確經濟責任，作為記賬依據的書面證明。如何填制、審核會計憑證是會計核算工作的首要環節，對會計核算過程、會計資料質量都起著至關重要的作用。
（一）會計憑證的種類
會計憑證是會計資料的重要組成部分，是形成其他會計資料的重要來源。按其用途不同，會計憑證可以分為原始憑證和記賬憑證。
原始憑證，是指在經濟業務事項發生或完成時取得或填制的，用來表明經濟業務事項已經發生或完成情況，明確經濟責任，作為記賬原始依據的一種會計憑證。它是會計核算的原始依據，來源于實際發生的經濟業務事項。
記賬憑證，是指根據審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制的，用來確定會計分錄，作為記賬直接依據的一種會計憑證。它在會計資料的形成過程中，起著便于記賬、減少差錯、保證記賬質量的作用，是原始憑證所記載的內容向會計賬簿傳遞的重要中間環節。記賬憑證必須根據經過審核的原始憑證及有關資料編制。
（二）原始憑證的填制和審核
1.原始憑證的填制
及時填制或取得原始憑證是會計核算工作得以正常進行的前提條件。在許多情況下，原始憑證都是由經濟業務事項的經辦人員取得或填制的，涉及的人員較廣。因此，《會計法》規定，辦理經濟業務事項的單位和人員，都必須填制或取得原始憑證，并及時送交會計機構，以保證會計核算的及時進行。至于“及時”的具體期限，《會計法》沒有作出明確的規定。一般來說，為保證會計核算工作的正常進行和當期會計資料的真實、完整，填制或取得的原始憑證送交會計機構的時間最遲不應超過一個會計結算期。原始憑證填制的具體要求有：
（1）原始憑證的內容必須具備：憑證的名稱，填制憑證的日期，填制憑證單位的名稱或填制人的姓名，經辦人員的簽名或蓋章，接受憑證單位的名稱，經濟業務事項的內容，經濟業務事項的數量、單價和金額。
（2）從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位負責人或其指定人員的簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位的公章。所謂“公章”，應是具有法律效力和規定用途，能夠證明單位身份和性質的印鑒，如業務公章、財務專用章、發票專用章、收款專用章及結算專用章等。
（3）凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫和小寫金額必須相符。
（4）一式幾聯的原始憑證，應當注明各聯的用途，并且只能以一聯用作報銷憑證。一式幾聯的發票和收據，必須用雙面復寫紙（發票和收據本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續編號。作廢時，應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。
（5）有關附件必須齊全。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。發生銷貨退回及退還款項時，必須填制退貨發票，附有退貨驗收證明，并取得對方單位的收款收據或匯款銀行的匯款憑證，不得以退貨發票代替收據。職工因公借款時，必須填寫正式借據，作為原始憑證附在記賬憑證之后；收回借款時，應當另開收據或退還借據副本，不得退還作為原始憑證的原借據。經上級有關部門批準的經濟業務事項，應當將批準文件作為原始憑證附件；如批準文件需單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準機關名稱、批準日期和文件字號。
2.原始憑證的錯誤更正
原始憑證記載的各項內容均不得涂改。隨意涂改的原始憑證即為無效憑證，不能作為填制記賬憑證或登記會計賬簿的依據。原始憑證開具單位應當依法開具準確無誤的原始憑證，對于填制有誤的原始憑證，負有更正和重新開具的法律義務，不得拒絕。原始憑證記載的內容有錯誤的，分兩種情況區別對待：
（1）原始憑證金額出現錯誤的，原始憑證接受單位不得擅自在原始憑證上更正，只能由原始憑證出具單位重新出具。因為原始憑證上的金額是反映經濟業務事項情況最重要的數據，若允許隨意更改，容易產生舞弊，不利于保證原始憑證的質量。
（2）原始憑證金額正確、其他內容有錯誤的，應當由出具單位重開或更正。必須強調的是，重新開具原始憑證和原始憑證的更正工作都必須由原始憑證出具單位進行，并在更正處加蓋出具單位印章。
3.原始憑證的審核
對原始憑證進行審核，是確保會計資料質量的重要措施之一，也是會計機構、會計人員的法定職責。會計機構、會計人員必須按照國家統一的會計制度的規定進行原始憑證的審核，也就是說，會計機構、會計人員審核原始憑證的具體程序和要求應當由國家統一的會計制度規定，會計機構、會計人員應據此執行。對原始憑證的審核主要包括兩方面的內容：
（1）真實性和合法性的審核
真實性，是指原始憑證上表述的經濟內容確實是經濟業務事項的本來面貌，沒有掩蓋歪曲和編造虛構經濟業務事項。不真實的原始憑證，是指原始憑證表述的經濟內容與實際經濟業務事項不符，是一種虛假的憑證。例如，一張購貨發票所表述的購貨數量與實際購貨數量不符，或者發票上的購貨單價、金額與實際單價、金額不符，甚至被涂改，則這張購貨發票就是不真實的原始憑證。
合法性，是指原始憑證所表述的經濟業務事項符合有關法律、法規的規定。不合法的原始憑證，是指原始憑證所表述的經濟內容與經濟業務事項是相符的，但經濟業務事項本身不符合法律、法規、規章、制度等的規定。例如，購貨發票本身手續齊備，與驗貨情況相符，但所購買的物品是由私人購置并使用的，按規定不能由公款開支，則這張已報銷的購貨發票就是不合法的原始憑證。
對不真實、不合法的原始憑證，會計機構、會計人員有權不予受理，并向單位負責人報告，請求查明原因，追究當事人的責任。
（2）準確性和完整性的審核
準確性，是指原始憑證準確地記錄了經濟業務事項的真實情況，有關數量、單價和金額計算正確無誤。不準確的原始憑證，是指沒有準確表述經濟業務事項的真實情況或在文字上、數字記錄上與經濟業務事項的真實情況有差錯的原始憑證。例如，購貨發票上記載的購貨數量和單價的乘積與總金額不符合，或者發票上的購貨數量與驗貨情況不相符，則這張購貨發票就是不準確的原始憑證。
完整性，是指原始憑證應具備的各項內容都齊全，手續完整。不完整的原始憑證，是指原始憑證上的文字說明、有關數字等沒有按國家統一的會計制度的要求填寫齊全。例如，購貨發票上沒有記載填制日期或購貨單位名稱，或者銷售單位未在購貨發票上蓋章，則這張購貨發票就是不完整的原始憑證。
對記載不準確、不完整的原始憑證，會計機構、會計人員應當予以退回，要求經辦人員按國家統一的會計制度的規定進行更正、補充。
（三）記賬憑證的填制和審核
1.記賬憑證的填制
填制記賬憑證是會計核算的一個重要環節。如果記賬憑證填制錯誤，不僅會影響會計賬簿的登記，而且會影響資產、負債、所有者權益的計量和收入、費用的計算，最終影響財務會計報告的編制。記賬憑證的填制要求是：
（1）記賬憑證必須以原始憑證及有關資料為依據編制，并且作為編制依據的原始憑證和有關資料必須審核無誤，以保證記賬憑證的質量。
（2）記賬憑證的內容必須具備：填制憑證的日期，憑證的名稱和編號，經濟業務事項內容摘要，應記會計科目、方向及金額，所附原始憑證張數，填制憑證人員、稽核人員、記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。收、付款憑證還需有出納人員的簽名或蓋章。若以自制的原始憑證或原始憑證匯總表代替記賬憑證的，則自制的原始憑證或原始憑證匯總表上也必須具備記賬憑證應有的項目。
（3）填制記賬憑證時，應當對記賬憑證進行連續編號。一筆經濟業務事項需要填制兩張或兩張以上記賬憑證的，可以采用分數編號法編號。如1號會計事項分錄需要填制三張記賬憑證，則三張記賬憑證的編號可以編成1、1、1。
（4）記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，或者根據若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據原始憑證匯總表填制。但不同內容和不同類別的原始憑證不得匯總填制在一張記賬憑證上。
（5）除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證，并注明所附原始憑證張數。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證的，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或附原始憑證復印件。
（6）一張原始憑證所列支出需要兩個或兩個以上單位共同負擔時，保存該原始憑證的單位應當以原始憑證分割單的形式與其他單位結算各單位應負擔的部分。也就是，開給其他單位原始憑證分割單，分割單上列明其應負擔的部分。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內容：憑證的名稱，填制憑證的日期，填制憑證單位的名稱或填制人的姓名，經辦人員的簽名或蓋章，接受憑證單位的名稱，經濟業務事項的內容，經濟業務事項的數量、單價和金額，費用分攤情況等。
（7）填制記賬憑證時如果發生錯誤，應當重新填制。已經登記入賬的記賬憑證在當年內發現錯誤的，可以用紅字注銷法進行更正，即用紅字填制一張與原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”，同時再用藍字填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”。如果會計科目的應用沒有錯誤、只是金額錯誤的情況下，也可以使用補充更正法，按正確數字同錯誤數字之間的差額，另行填制一張調整的記賬憑證，調增金額用藍字，調減金額用紅字。發現以前年度記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填制一張更正的記賬憑證。
（8）記賬憑證填制完經濟業務事項后，如有空行，應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處劃線注銷。
2.記賬憑證的審核
記賬憑證的審核是為了保證和監督款項的收付、物資的收發、債權債務的結算以及賬簿記錄的正確性，是對記錄經濟業務事項的原始憑證進行的復查和對記賬憑證的填制進行的檢查。只有審核無誤的記賬憑證，才能作為記賬的依據。記賬憑證審核的主要內容包括：
（1）審核記賬憑證是否附有原始憑證。除結賬和更正錯誤的記賬憑證外，每張記賬憑證都必須附有審核無誤的原始憑證，不附原始憑證的記賬憑證是不符合規定的。記賬憑證上填寫的附件張數是否與實際原始憑證的張數相符；記賬憑證填寫的經濟業務事項的內容是否與所附原始憑證相符，兩者金額是否相符。原始憑證另行保管、不附入記賬憑證的，應查閱有關備查簿記錄。
（2）審核記賬憑證的內容是否填寫齊全。摘要欄的填寫是否清楚，是否正確描述了所附原始憑證記錄的經濟業務事項；填制日期是否正確；數字和文字的填寫是否清晰規范；有關人員是否均已簽名或蓋章。
（3）審核記賬憑證上會計分錄的使用是否正確。會計分錄中借方、貸方科目及明細科目的名稱和金額是否正確，賬戶對應關系是否清晰，借貸方合計金額是否相等。
在審核記賬憑證的過程中，發現錯誤應及時查明原因，按照有關規定進行處理。
八、登記會計賬簿的基本要求
（一）會計賬簿的概念和種類
會計賬簿是由一定格式、互相聯系的賬頁組成的，用來序時地、分類地記錄和反映經濟業務事項的簿籍。會計賬簿的主要作用，是對會計憑證提供的大量分散數據或資料進行分類歸集整理，以全面、連續、系統地記錄和反映經濟活動情況，是編制財務會計報告的重要依據。會計賬簿按照用途可以分為總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。
1.總賬。也稱總分類賬，是指根據會計科目設置的，用來分類登記全部經濟業務事項，提供資產、負債、所有者權益、收入、費用、成本、利潤等總括核算資料的賬簿。總賬一般有訂本式和活頁式兩種。各單位可以根據所采用的記賬方法和財務處理程序的需要設置總賬。
2.明細賬。也稱明細分類賬，是指根據總賬科目所屬的明細科目設置的，用于分類登記某一類經濟業務事項，提供有關明細核算資料的賬簿。利用明細賬，有利于了解會計資料的形成，可以對經濟業務事項有關信息和數據作進一步的加工整理和分析。
3.日記賬。也稱序時賬，是指按照經濟業務事項發生時間的先后順序，逐日逐筆地進行登記的賬簿，包括現金日記賬和銀行存款日記賬。現金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿，不得采用活頁式或卡片式賬簿。日記賬是各單位加強現金和銀行存款管理的重要賬簿。
4.其他輔助性賬簿。也稱備查賬，是指對無法在上述賬簿中登記的經濟業務事項進行補充記錄的賬簿，主要包括各種租借設備及物資的輔助登記、應收及應付款項的備查登記、擔保及抵押備查登記等。設置備查簿，可以提供會計核算的參考資料，便于日后對有關事項的核查。
（二）會計賬簿的設置要求
依法設置會計賬簿，是單位進行會計核算的最基本的要求。所有實行獨立核算的國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織都必須依法設置、登記會計賬簿，保證其真實、完整。根據規定，各單位應當依法設置的會計賬簿包括：總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。
各單位發生的經濟業務事項應當在依法設置的會計賬簿上統一登記、核算，不得違反《會計法》和國家統一的會計制度的規定私設會計賬簿。違反規定賬外設賬，主要表現為在法定會計賬簿之外，另設置一套或多套賬簿，用于登記沒有納入法定會計賬簿統一核算范圍的其他經濟業務事項，以達到某種非法的目的。賬外設賬是滋生“小金庫”的溫床，是產生虛假會計資料的重要根源，直接影響到會計資料的真實、完整，是一種極為嚴重的違法行為。根據《會計法》的規定，在法定賬簿之外私設會計賬簿的單位和個人，應依法承擔法律責任；行為嚴重，構成犯罪的，還要被追究刑事責任。
（三）會計賬簿的啟用要求
啟用新的會計賬簿時，應當在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱，并填寫賬簿扉頁上的“賬簿啟用及接交表”，注明啟用日期、賬簿起止頁數（活頁式賬簿可于裝訂時填寫起止頁數）、記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）姓名等，并加蓋名章和單位公章。記賬人員或者會計機構負責人（會計主管人員）調動工作時，也應當在“賬簿啟用及交接表”上注明交接日期、接管人員和監交人員姓名，并由交接雙方簽字或蓋章。
（四）會計賬簿的登記要求
會計賬簿的登記依據是經過審核的會計憑證。依據會計憑證登記會計賬簿，是基本的會計記賬規則，是保證會計賬簿記錄質量的重要環節。
登記會計賬簿必須按照記賬規則進行。具體包括：
1.登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期及編號、經濟業務事項內容摘要及金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。
2.會計賬簿登記完畢后，會計人員要在記賬憑證上簽名或蓋章，并注明已經登賬的符號“√”，表示已經記入總賬和有關明細賬。
3.會計賬簿中書寫的文字和數字上面要留有適當空間，不要寫滿格，一般應占行高度的二分之一。
4.登記會計賬簿要用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。可以用紅色墨水記賬的，僅限于以下幾種情況：①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數；③在三欄式賬戶的余額欄前，如未記錄余額方向的，在余額欄內登記負數余額；④根據國家統一的會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。
5.會計賬簿應當按照連續編號的頁碼順序登記，不得跳行、隔頁；如發生錯誤或隔頁、缺號、跳行的，應當按國家統一的會計制度規定的方法更正，并由記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）在更正處蓋章。
6.會計賬簿記錄發生錯誤時，不準涂改、挖補、刮擦或用藥水消除字跡，必須根據錯誤的不同性質按規定的方法進行更正。更正的方法主要有劃線更正法、紅字更正法、補充登記法三種。
7.每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行上，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣。對需要結計本年累計發生額的賬戶，本頁合計數應為自年初起至本頁末止的發生額累計數；對只需結計本月發生額的賬戶，本頁合計數應為自本月初起至本頁末止的發生額累計數；對既不需結計本月發生額，也不需結計本年累計發生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結轉次頁。
8.實行會計電算化的單位，其會計賬簿的登記、更正，也應當符合國家統一的會計制度的規定。總賬和明細賬應當定期打印。
（五）賬目核對的要求
賬目核對，又稱對賬，是指在結賬前，將賬簿記錄與貨幣資金、往來結算、財產物資等進行相互核對，是保證會計賬簿記錄質量的重要程序。賬目核對應做到賬實相符、賬證相符、賬賬相符和賬表相符。
1.賬實相符
賬實相符，是指會計賬簿記錄與實物、款項實有數核對相符。保證賬實相符是會計核算的基本要求。由于會計賬簿記錄是實物、款項使用情況價值量的反映，實物、款項的增減變化情況必須在會計賬簿記錄上如實記錄和登記。因此，通過會計賬簿記錄與實物、款項的實有數相核對，可以檢查、驗證會計賬簿記錄的正確性，發現財產物資和現金管理中存在的問題，有利于查明原因、明確責任，有利于改善管理、提高效益，有利于保證會計資料的真實和完整。
2.賬證相符
賬證相符，是指會計賬簿記錄與會計憑證有關內容核對相符。保證賬證相符，也是會計核算的基本要求。由于會計賬簿記錄的根據是會計憑證等資料，兩者之間存在邏輯聯系。因此，通過賬證核對，可以檢查、驗證會計賬簿記錄和會計憑證的內容是否正確無誤，以保證會計資料的真實和完整。各單位應當定期將會計賬簿記錄與相應的會計憑證記錄（包括時間、編號、內容、金額、記賬方向等）逐項核對，檢查是否一致。如果發現不一致，應當及時查明原因，并按照規定予以更正。
3.賬賬相符
賬賬相符，是指會計賬簿之間相對應記錄核對相符。保證賬賬相符，同樣也是會計核算的基本要求。由于會計賬簿之間，包括總賬各賬戶之間、總賬與明細賬之間、總賬與日記賬之間、會計機構的財產物資明細賬與保管部門或使用部門的有關財產物資明細賬之間等相對應的記錄存在著內在聯系，通過定期核對，可以檢查、驗證會計賬簿記錄的正確性，便于及時發現問題、糾正錯誤，保證會計資料的真實和完整。
4.賬表相符
賬表相符是指會計賬簿記錄與會計報表有關內容核對相符。保證賬表相符，同樣也是會計核算的基本要求。由于會計報表是根據會計賬簿記錄及有關資料編制的，兩者之間存在相對應的關系。因此，通過檢查會計報表各項目的數據與會計賬簿相關數據是否相符，可以檢查、驗證會計賬簿記錄和會計報表數據是否正確無誤，確保會計資料的真實和完整。
（六）結賬的基本要求
結賬就是在將一定時期內所發生的經濟業務事項全部登記入賬的基礎上，結計出各個賬戶的“本期發生額”和“期末余額”，并將余額結轉下期或轉入新賬。結賬可以分為月結、季結和年結三種。各單位應當按照規定定期結賬。
結賬前，應將本期所發生的經濟業務事項全部登記入賬，對需要調整的賬項要及時調整。
結賬時，應當結出每個賬戶的期末余額，需要結出當月發生額的，應當在“摘要”欄內注明“本月合計”字樣，在“借或貸”欄內注明余額方向（“借”或“貸”），并在下面通欄劃單紅線。需要結出本年累計發生額的，應當在“摘要”欄內注明“本年累計”字樣，在“借或貸”欄內注明余額方向（“借”或“貸”），并在下面通欄劃單紅線；全年累計發生額下面應當通欄劃雙紅線。年度終了結賬時，所有總賬賬戶都應結出全年累計發生額和年末余額。沒有余額的賬戶，應當在“借或貸”欄內注明“平”字，并在余額欄內用“q”表示。現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。
年度終了，要把各賬戶的余額結轉到下一會計年度，并在摘要欄內注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年余額，并在摘要欄注明“上年結轉”字樣。
九、財產清查的基本要求
財產清查是指根據賬簿記錄，對各項財產物資和庫存現金進行實物盤點，對銀行存款和債權債務進行核對，保證財產物資、貨幣資金與賬面數額相符的一種專門方法。為了正確反映各項財產物資的真實情況，保證賬實相符，就必須運用財產清查這一專門方法，對各項財產物資進行定期或不定期的盤點和核對。經常組織財產清查，對于確保會計核算資料的真實、完整，保證財產物資的安全，促進企業、單位遵守財經紀律，挖掘財產物資潛力，加速資金周轉，提高經濟效益等具有重要意義。
《會計法》規定，“財產清查的范圍、期限和組織程序應當明確”，這就要求各單位不僅要建立財產清查制度，而且要明確規定財產清查的范圍、期限和組織程序，保證財產清查制度得以具體落實，也為有關管理部門監督檢查財產清查制度建立和執行情況提供可靠依據。
國務院發布的《企業財務會計報告條例》規定，企業應當在編制年度財務會計報告之前，全面清查財產、核實債務，通過財產清查核實，查明財產物資的庫存數量與賬面數量是否一致、各項結算款項的拖欠情況及其原因、材料物資的實際儲備情況、各項投資是否達到預期目的、固定資產的使用情況及其完好程度等。企業清查核實后，應當將清查、核實的結果及其處理辦法向企業的董事會或者相應機構報告，并根據國家統一的會計制度的規定進行相應的會計處理。
十、編制財務會計報告的基本要求
財務會計報告（財務報告），是指單位對外提供的，反映單位某一特定日期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量等會計信息的文件。編制財務會計報告，是對單位會計核算工作的全面總結，也是及時提供真實、完整會計資料的重要環節。為了規范企業財務會計報告，保證財務會計報告的真實、完整，國務院制定了《企業財務會計報告條例》，從2001年1月1日起施行。
（一）財務會計報告的構成
根據國務院《企業財務會計報告條例》的規定，財務會計報告分為年度、半年度、季度和月度財務會計報告。年度、半年度財務會計報告應當包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書。
1.會計報表。會計報表是根據會計賬簿記錄和有關資料，按照規定的報表格式，總括地反映一定期間的經濟活動和財務收支情況及其結果的一種報告文件，是財務會計報告的主要組成部分。企業對外提供的會計報表一般應包括資產負債表、利潤表、現金流量表。
資產負債表是反映企業在某一特定日期財務狀況的會計報表。它反映企業在某一特定日期所擁有和控制的經濟資源，所承擔的現時義務和所有者對凈資產的要求權。通過資產負債表，可以反映某一日期的資產總額、負債總額以及結構，表明企業擁有和控制的經濟資源以及未來需要用多少資產或勞務清償債務；通過資產負債表，可以反映所有者權益的情況，表明投資者在企業資產中所占份額，了解所有者權益構成情況。資產負債表還能夠提供進行財務分析的基本資料，如通過資產負債表可以計算流動比率、速動比率等，以了解企業的短期償債能力。
利潤表是反映企業在一定會計期間經營成果的會計報表。通過利潤表反映的收入、費用等情況，能夠反映企業生產經營收益和成本耗費情況，表明企業生產經營成果；同時，通過利潤表提供的不同時期的比較數字，可以分析企業今后利潤的發展趨勢及獲利能力，了解投資者投入資本的完整性。
現金流量表是反映企業一定會計期間現金和現金等價物流入和流出情況的會計報表。編制現金流量表的主要目的是為會計報表使用者提供企業一定會計期間內現金流量信息，以便于會計報表使用者了解和評價企業獲取現金和現金等價物的能力，并據以預測企業未來現金流量。因此，現金流量表在評價企業經營業績、衡量企業財務資源和財務風險以及預測企業未來前景方面，具有十分重要的作用。
2.會計報表附注。會計報表附注是為便于會計報表使用者理解會計報表的內容而對會計報表的編制基礎、編制依據、編制原則和方法及主要項目等所作的解釋。會計報表附注一般應當包括下列內容：
（1）不符合會計基本假設的說明；
（2）重要會計政策和會計估計及其變更情況、變更原因及其對財務狀況和經營成果的影響；
（3）或有事項和資產負債表日后事項的說明；
（4）關聯方關系及其交易的說明；
（5）重要資產轉讓及其出售情況；
（6）企業合并、分立；
（7）重大投資、融資活動；
（8）會計報表中重要項目的明細資料；
（9）有助于理解和分析會計報表需要說明的其他事項。
3.財務情況說明書。財務情況說明書是對企業一定會計期間內生產經營、資金周轉和利潤實現及分配等情況的綜合性說明。它全面扼要地說明企業生產經營、財務活動情況，分析總結經營業績和存在的不足，是財務會計報告使用者了解和考核有關企業生產經營和業務活動開展情況的重要資料。財務情況說明書一般應當對下列情況作出說明：
（1）企業生產經營的基本情況；
（2）利潤實現和分配情況；
（3）資金增減和周轉情況；
（4）對企業財務狀況、經營成果和現金流量有重大影響的其他事項。
季度、月度財務會計報告，通常僅指會計報表，會計報表至少應當包括資產負債表和利潤表。國家統一的會計制度規定季度、月度財務會計報告需要編制會計報表附注的，從其規定。
這里，需要說明的是，2006年財政部發布了新的企業會計準則體系，從2007年1月1日起，我國的所有上市公司已開始執行新企業會計準則。因此，已執行新企業會計準則的上市公司等企業，應按《企業會計準則—基本準則》及相關具體準則的規定，編報財務會計報告。
（二）財務會計報告的編制
財務會計報告的編制，是對會計核算工作的全面總結，也是及時提供真實、完整的會計信息的重要環節。因此，必須嚴格財務會計報告的編制程序和質量要求。
1.財務會計報告應當根據經過審核的會計賬簿記錄和有關資料編制，并做到數字真實、計算準確、內容完整、說明清楚。依據經過審核的會計賬簿記錄和有關資料編制財務會計報告，是保證財務會計報告質量的重要環節。編制財務會計報告的目的，是為投資者、債權人和其他利益相關者提供對決策有用的財務會計資料和信息，促進社會資源的合理配置，為國家和社會公眾服務。因此，作為財務會計報告編制依據的會計賬簿記錄和其他有關資料必須是真實、完整的。任何單位和個人不得授意、指使、強令他人違反規定，改變財務會計報告的編制基礎、編制依據、編制原則和方法。
2.會計報表之間、會計報表各項目之間，凡有對應關系的數字，應當相互一致；會計報表中本期與上期的有關數字應當相互銜接。會計報表附注應當按照規定，對會計報表中需要說明的事項作出真實、完整、清楚的說明。
（三）財務會計報告的對外提供
1.向不同的會計資料使用者提供的財務會計報告，其編制依據應當一致。財務會計報告的編制依據必須是經過審核的會計賬簿記錄和有關資料。以其他資料為依據編制或者隨意編制虛假的財務會計報告，并提供給有關會計資料使用者，以偷逃國家稅收、騙取銀行信貸資金、欺騙投資者和社會公眾等，是嚴重的會計違法行為，將受到法律的制裁。
2.各單位應當按照法律、行政法規和國家統一的會計制度有關財務會計報告提供期限的規定，及時對外提供財務會計報告。對外提供的財務會計報告應當依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應當注明：單位名稱、單位統一代碼、組織形式、地址、報表所屬年度或季度或月份、報出日期，并由單位負責人和主管會計工作的負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章；設置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。
3.單位負責人是單位對外提供的財務會計報告的責任主體，必須保證會計資料的真實、完整。要求單位負責人在財務會計報告上簽名并蓋章，是要引起單位負責人對財務會計報告的重視，使單位負責人對本單位會計工作和會計資料的真實性、完整性負責的責任得以具體落實。財務會計報告雖然是由會計人員編制的，但不是會計人員的個人行為；財務會計報告所反映的情況是單位全體員工工作成果的綜合體現。作為法定代表人，單位負責人代表單位依法行使職權，應當對本單位對外提供的財務會計報告的真實性、完整性負責。
4.財務會計報告須經注冊會計師審計的，注冊會計師及其所在的會計師事務所出具的審計報告應當隨同財務會計報告一并提供。由注冊會計師對財務會計報告進行審計，是保證會計信息質量的重要措施，也是便于財務會計報告使用者有效利用會計信息的重要手段。財務會計報告使用者由于受專業水平、信息獲取成本等因素的限制，無從了解財務會計報告的內容是否真實、完整，而注冊會計師利用其專業特長，通過對財務會計報告進行全面審計，客觀、公正地評價財務會計報告的真實性和完整性，增強財務會計報告使用者對財務會計報告的信任度。因此，凡是法律、行政法規規定財務會計報告須經注冊會計師審計的，單位在提供財務會計報告時，應將注冊會計師及其所在的會計師事務所出具的審計報告，隨同財務會計報告一并提供。
十一、會計檔案管理的基本要求
會計檔案是指各單位在進行會計記錄和反映單位經濟業務過程中形成或接收的，具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、音頻、視頻等不同形式的會計文件。國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織，應當按照《會計檔案管理辦法》管理會計檔案。各單位必須加強會計檔案的管理，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。采取可靠的安全防護技術措施，保證會計檔案的真實完整、妥善保管、有序存放、方便查閱、有效讀取，嚴防毀損、散失和泄密。
（一）會計檔案的種類
會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。各單位的預算、計劃、制度等文件屬于文書檔案，不屬于會計檔案，應當執行文書檔案管理規定。
1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。
2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、其他會計賬簿；
3.財務會計報告，包括月度、季度、年度財務會計報告及其審計報告。
4.其他會計資料，包括年度內部控制報告及內部控制審計報告，銀行對賬單，銀行存款余額調節表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他具有保存價值的會計信息記錄。
（二）會計檔案的保存、歸檔
原始憑證、年度財務會計報告及其審計報告、年度內部控制評價報告及其審計報告、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊等具有永久保存價值或者其他重要價值的會計文件，必須以紙質形式或者微縮制品保存。有條件的企業可以通過計算機等電子設備管理會計檔案。
具備以下條件的單位可以采用電子會計檔案替代紙質會計檔案（規定必須以紙質形式或微縮制品保存的會計文件除外）：
1.配備了適用的電子檔案管理系統，能夠通過電子檔案管理系統快速、方便地查閱相關數據，并與相應的紙質檔案建立了關聯關系。
2.配備了電子會計檔案管理機構或人員，負責電子會計文件的歸檔和管理。
3.配備了信息管理機構或人員，負責對系統和電子數據進行維護和管理。
4.建立了嚴格的電子會計檔案管理制度，并有效實施。
單位會計機構按照歸檔范圍和歸檔要求，負責將會計文件整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年屬于歸檔范圍的會計文件，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。如有特殊需要，會計機構可適當延長會計檔案的移交期限，但最長不得超過會計文件形成年度終了后三年。
移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
采用電子會計檔案替代紙質會計檔案的單位，應按照國家標準對電子會計文件進行歸檔和管理。單位會計機構應實時或定期將屬于歸檔范圍的電子會計文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門。單位應定期將屬于歸檔范圍的電子會計文件及其元數據、電子會計文件機讀目錄、相關查看軟件、其他說明等集中拷貝至電子載體上，一式三套，一套封存保管，一套查閱使用，一套異地保存。
各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度，嚴格按照有關制度使用會計檔案。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、修改、拆封和抽換。各單位保存的會計檔案不得借出。
（三）會計檔案的保管期限
根據《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。永久，是指會計檔案須永久保存；定期，是指會計檔案應保存達到法定的時間，會計檔案的定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五種。會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。企業和其他組織會計檔案中，年度財務會計報告及審計報告、年度內部控制評價報告、年度內部控制審計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊的保管期限為永久。
（四）會計檔案的銷毀
根據《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照規定程序予以銷毀。但下列兩種會計檔案不得銷毀：
1.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
會計檔案銷毀的基本程序和要求是：
1.編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案銷毀清冊是銷毀會計檔案的記錄和報批文件。會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構，會同會計機構提出意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。如有需要，可由單位審計機構或委托會計師事務所對擬銷毀的會計檔案是否符合銷毀條件進行審計，并出具審計意見。單位負責人、檔案機構負責人、會計機構負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
2.專人負責監銷。單位檔案機構和會計機構共同負責組織銷毀工作，單位審計機構或委托會計師事務所派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。審計部門銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門派員參加監銷。
監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。
（五）會計檔案的交接
會計檔案是記錄和反映單位開展經濟業務活動的重要歷史資料和證據。在單位發生合并、分立、終止等事項時，必須保證會計檔案不致散失。
1.單位因撤消、解散、破產或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、法規另有規定的，從其規定。
2.單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。
單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。
3.單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。
4.建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。
單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人員和監交人員應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與元數據、相關軟件一起移交，電子會計檔案有相應紙質、微縮制品等載體的，應在相應的元數據中著錄相關信息，建立關聯關系；檔案接受單位應對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接受電子會計檔案的真實性、完整性和有效性。
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